1. Pendahuluan
Pada
zaman perkembangan teknologi yang sangat pesat ini, informasi sangat amat
dibutuhkan oleh banyaknya perusahaan dalam mendukung peningkatan kinerja. Perusahaan
sering membuat suatu proyek untuk mengembangkan usaha sehingga membutuhkan
sistem informasi dalam mencapi tujuan dan sasaran. Informasi dapat disediakan
melalui komputer dengan bantuan perangkat lunak.
Perangkat
lunak digunakan untuk memudahkan pelanggan dalam melakukan transaksi ke
perusahaan. Dengan demikian perusahaan harus melakukan perkembangan dan membuat
perangkat lunak yang dapat mendukung kegiatan operasional agar kegiatan dapat
dilakukan dengan lebih efektif dan efisien. Salah satu cara agar perkembangan
perangkat lunak dapat berjalan dengan baik dan lancar, yaitu menggunakan teknik
manajemen proyek sistem informasi.
Dalam
membuat suatu proyek sistem informasi, peneliti menganggap bahwa awal
keberhasilan suatu proyek haru dimulai dengan perencanaan dan penyusunan tahap
yang benar serta tahap yang sistematis. Proyek merupakan suatu aktivitas yang
baru sehingga tingkat ketidakpastian dan risikonya juga sangat tinggi. Karena tingginya
ketidakpastian tersebut, akan lebih sulit untuk memperkirakan tingkat sumber
tenaga dan mempersulit perkiraan waktu yang dikehendaki untuk menyelesaikan
suatu proyek.
Pelaksanaan
proyek diharapkan dapat dilakukan dengan baik dan terarah maka selama masa
pengembangan perlu dilakukan monitoring
dan pengendalian untuk mengetahui apakah proyek tersebut sudah berjalan dengan
lancar dan sesuai dengan sasaran dan tujuan yang diinginkan. Jika terdapat penyimpangan
diharapkan segera dideteksi dan dapat segera diambil langkah perbaikan (antisipasi). Hal itu karena jika ridak maka
akan mengahambat pelaksanaan proyek dan menyebabkan waktu dan biaya yang tidak
sesuai dengan estimasi yang diharapkan. Dengan pengawasan yang baik, dapat
dilakukan tindakan pencegahan (preventive)
terhadap kecenderungan penyimpangan yang mungkin dapat dan akan terjadi. Pelaksanaan
proyek juga harus terukur dengan baik berdasarkan waktu tempuh pelaksanaan
tugas, realisasi anggaran dan pencapaian sasaran tugas. Hal itulah yang
menentukan pencapaian sasaran proyek secara keseluruhan.
Manajemen
proyek yang baik turut menentukan keberhasilan perusahaan dalam merencanakan,
melaksanakan dan mengakhiri proyek. Manajemen proyek yang baik juga harus dapat
mengenal apakah suatu proyek dapat memberikan keuntungan atau tidak. Keuntungan
tidak hanya diukur dari jumlah uang yang diterima melainkan tingkat kepuasan
pelanggan dalam menggunakan sistem tersebut.
2.
Metode Penelitian
Untuk
mencapai tujuan yang diinginkan, peneliti akan menggunakan beberapa metode yang
lebih terarah dan mendukun serta dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Metode
tersebut meliputi metode pengumpulan data metode analisis data.
Ada
beberapa cara yang digunakan pada metode pengumpulan, yaitu studi kepustakaan
dan studi lapangan. Studi kepustakaan merupakan suatu penelitian dengan cara
mempelajari buku sebagai pedoman dalam perancangan, literatur yang berhubungan
dengan sistem monitoring rencana kerja
dan anggaran, serta catatan yang diperoleh selama perancangan sistem.
Studi
lapangan yaitu suatu penelitian yang dilakukan untuk memperoleh informasi di
luar studi kepustakaan, antara lain observasi langsung adalah suatu kegiatan
yang dilakukan dengan cara mengamati secara langsung objek yang sedang
diteliti, dalam hal ini dilakukan pengamatan langsung terhadap kegiatan
operasional perusahaan; Wawancara adalah suatu cara pengumpulan data dengan
cara tanya-jawab secara langsung dengan objek yang akan diteliti.
Dalam
metode analisa data dapat dilakukan dengan mengolah data yang ada dengan cara
sebagai berikut: Membuat Work Breakdown
Stucture (WBS) sebagai langkah yang akan dilaksanakan dalam proyek Online Bisnis; Menggunakan diagram
jarinan kerja dalam bentuk CPM untuk mengestimasi waktu yang digunakan dalam
proyek; Menggunakan Microsoft Project
untuk merancang penjadwalan proyek mengenai waktu, tahapan kegiatan dan predecessors.
3.
Pembahasan
Tujuan
bisnis pembuatan proyek Online Bisnis
adalah menyediakan suatu fasilitas bagi pengguna untuk melakukan transaksi
bisnis, seperti transaksi jual, transaksi beli, pembatalan, monitoring status order jual beli secara realtime,
pengecekan portofolio, menampilkan pengembangan history transaksi, dan monitoring
transaksi secara realtime. Dengan melakukan pengembangan
pada sistem tersebut sangat diharapkan dapat menguranginya kesalahan yang akan
terjadi pada saat pengguna melakukan transaksi.
Dalam
pengembangan proyek Online Bisnis
yang akan dilaksanakan, perusahaan harus menentukan posisi Project Leader yang umumnya ditempati oleh manajer departemen IT
perusahaan. Pra-perencanaan dan pengumpulan data proyek yang diperlukan,
dilakukan mulai dari perusahaan beralih kepemimpinan. Setelah pra-perencanaan
dan pengumpulan data proyek telah selesai, dilakukan perencanaan oleh Project Leader kemudian langsung
membentuk tim proyek yang dibagi menjadi empat bagian, yaitu bagian server side, client side, database/network dan
analysis/design. Setelah pembagian
tim proyek, Project Leader langsung
melakukan pembagian tugas kepada masing-masing bagian dalam tim proyek.
Kebutuhan
layanan yang dibutuhkan dalam Online
Bisnis adalah sebagai berikut: dapat mempermudah dalam memantau atau
memonitor transaksi secara realtime;
Dapat mempermudah dalam melakukan eksekusi jual maupun beli, perubahan,
pembatalan, dan pemantauan status order
jual beli secara realtime.
Ada
beberapa faktor kunci kesuksesan dalam pengembangan proyek Online Bisnis terdiri dari, Pertama, Misi Proyek. Tujuan bisnis
pembuatan proyek Online Bisnis adalah
menyediakan suatu fasilitas bagi nasabah untuk eksekusi jual, eksekusi beli,
perubahan transaksi, pembatalan dan monitoring
status order jual beli secara realtime, pengecekan portofolio,
menampilkan history transaksi, dan monitoring transaksi secara realtime. Kedua, Dukungan dari Manajemen
Atas. Pelaksanaan pada proyek Online
Bisnis terdapat dukungan dari Manajemen Atas berupa penyediaan sumber daya
yang diperlukan.
Ketiga,
Perencanaan dan Penjadwalan. Proyek Online
Bisnis memiliki perencanaan dan
jadwal secara keseluruhan, jadwal pengerjaan proyek yang dibuat menggunakan Gannt Chart, WBS (Work Breakdown Stucture) dan CPM(Critical Path Method). Keempat, Personel dan Kemampuan Teknis. Pada
pelaksanaan proyek dilakukan pemilihan personel, negosiasi, merekrut, serta
pembinaan tim kerja yang efektif yang memilik kemampuan teknis dan menguasai
teknologi yg dikerjakan. Kelima, Pemantauan, Pengendalian dan Feedback. Pada proses ini dilakukan pemantauan,
pengendalian dan feedback guna
mengetahui sejauh mana hasil pelaksanaan dibandingkan dengan perencanaan,
terutama anggaran. Dengan demikian, dapat diadakan koreksi sesuai keperluan.
Dalam
Proyek Online, aktivitas dibagi
menjadi beberapa kegiatan utama dan sebagian kegiatan utama tersebut memiliki
kegiatan pendukung. Pertama, Planning.
Pada tahap ini perusahaan melakukan perencanaan dan pengumpulan data yang
diperlukan untuk proyek. Kedua, Initiation.
Pada tahap ini perusahaan menyediakan dan menyaiapkan seluruh hardware untuk mendukung pembuatan
proyek Online. Ketiga, Desain. Pada tahap
ini dilakukan perancangan dan desain terhadap fitur yang diinginkan oleh
perusahaan.
Keempat,
Coding. Pada tahap ini dilakukan
pembuatan coding pada desain yang
sudah ada. Kelima, Testing. Pada tahap
ini dilakukan pengujian terhadap fitur yang telah dibuat, apakah telah berjalan
sebagaimana mestinya dan sesuai dengan yang direncanakan. Selain itu, dilakukan
pelatihan kepada bagian Client dan
bagian Server. Dari pembahasan
tersebut, dapat diperkirakan beberapa risiko yang mungkin terjadi dalam
pembuatan dan pelaksanaan proyek, diantaranya sebagai berikut. Pertama,
mundurnya waktu pengerjaan proyek. Proyek dapat semakin panjang pengerjaan nya
apabila coding sering terjadi error.
Kedua,
membengkaknya biaya proyek. Hal ini terjadi jika adanya anggota mengundurkan
diri atau penambahan selama proyek sedang berlangsung. Ketiga, keterlambatan
penerimaan hardware. Terjadi jika Supplier terlambat mengirimkan hardware atau hardware yang dipesan di semua supplier
memilikinya. Keempat, terjadinya keterlambatan pemasangan communication line dari pihak vendor.
Dari
identifikasi risiko yang telah diuraikan, solusi yang dapat disarankan adalah
selalu melakukan pengetesan terhadap setiap modul coding yang telah diselesaikan; Project
Leader memberikan pengarahan mengenai proses bisnis yang ada; Membuat
perjanjian kontrak kerja dengan tim kerja proyek; Memaparkan semua kendala yang
ada selama pengerjaan proyek dan mencari solusi bersama; Melakukan perjanjian
dengan pihak supplier mengenai
tanggal pengiriman hardware; Mencari
alternatif dari supplier lain yang
memiliki hardware yang diperlukan;
Meminta konfirmasi kepada vendor
mengenai jadwal pemanasan communication
line.
4.
Penutup
Berdasarkan
pengerjaan proyek sistem informasi Online
Bisnis yang telah dilakukan, dapat disimpulkan beberapa hal, antara lain
dalam pelaksanaan proyek Online Bisnis
terdapat enam tahapan yang terdiri dari Planning,
Initiation, Design, Coding, Testing, Implementation; Komposisi dari tim proyek
Online Bisnis terdiri dari Project Leader, Server Side, Client Side,
Database/Network, Analysis/Design; Pengendalian terhadap proyek Online Bisnis harus dilakukan secara
berkesinambungan untuk menjaga keberhasilan berkembangnya proyek.
5.
Daftar Pustaka
Anthony,
Robert N. And Vijay Govindarajan. 2007. Management
Control System. International Edition, Edisi-12. New York: McGraw – Hill.
Nicholas,
John. M. 2001. Project Management for
Business and Technology. New Jersey: Prentice Hall.
Pressman,
Roger S. 2003. Software Engineering: A Practitioners Approach. New York:
McGraw – Hill.
Santoso,
Budo. 2003. Manajemen Proyek.
Jakarta: Guna Widya.
Soeharto,
Iman. 2001. Manajemen Proyek dari
Konseptual Sampai Operasional. Jilid 2. Edisi ke-2. Jakarta: Erlangga.
