Siklus Hidup Proyek
Proyek, seperti
halnya produk, akan mengikuti
tahap -tahap tertentu dalam perkembangannya. Dalam
setiap tahap akan ada karekteristik tertentu dalam hal
besarnya usaha(biaya yang
dikeluarkan), tingkat ketidakpastian, potensi konflik yang ada, potensi risiko yang
ada, dan sebagainya.
Dalam hal perkembangan produk,
hampir semua orang setuju akan tahap-tahap yang dilalui. Perkembangan produk
biasanya diawali dengan riset dan pengembangan (R &D), dilanjutkan dengan pembuatan desain,
pengenalan ke pasar, pertumbuhan, matang, penurunan sampai produk tersebut
mencapai tahap mati dan tidak diproduksi lagi.
Setiap proyek biasanya akan melewati
tahap-tahap yang mempunyai pola
tertentu. Pola itu yang dinamakan siklus
hidup proyek. Tahap-tahap itu dianalogikan dengan apa yang terjadi dalam siklus
perkembangan produk. Secara garis besar tahap-tahap proyek bisa dibagi menjadi:
1.
Tahap Konsepsi
2.
Tahap Perencanaan
3.
Tahap Eksekusi
4.
Tahap Operasi
Proposal Proyek
Kontraktor
perlu mengeluarkan sejumlah biaya dan waktu untuk menyiapkan proposal. Maka
penyiapan proposal perlu ditangani oleh manajemen puncak. Pembuatan proposal
adalah pekerjaan penting yang harus dilakukan sebelum suatu proyek didapatkan.
Secara ringkas proposal proyek harus mengandung beberapa pokok isi sebagai
berikut:
1.
Surat pengantar
2.
Ringkasan Eksekutif (Executive Summary)
3. Bagian Teknis
4.
Manfaat/Keuntungan yang Akan Diperoleh
5.
Jadwal
6.
Bagian Keuangan
7.
Bagian Legal
8.
Kualifikasi Manajemen
Organisasi Proyek
Selama struktur
organisasi yang ada
mampu menangani
pekerjaan-pekerjaan yang ada maka struktur lama tidak perlu berubah. Jika tugas
mulai berkembang, kondisi
lingkungan berubah, teknologi
berubah, tingkat kompetisi berubah
dan struktur yang
ada mulai kewalahan menghadapinya, maka perlu dilakukan perubahan
struktur organisasi. Secara
umum terdapat beberapa dasar penyusunan
struktur organisasi, yakni:
Berdasarkan
produk
Berdasarkan
lokasi
Berdasarkan
proses
Berdasarkan
pelanggan, dan Berdasarkan Fungsi
Beberapa perusahaan
besar memakai metode
campuran untuk berbagai tingkatan
organisasi yang berbeda.
Pada tingkat puncak didasarkan pada
lokasi, kemudian di
tiap cabang didasarkan
pada produk dan seterusnya. Ketika suatu
proyek dimulai, ada dua
persoalan muncul. Yang pertama,
keputusan harus dibuat
tentang bagaimana organisasi
proyek melekat pada organisasi
induk. Kedua, berhubungan dengan
bagaimana proyek harus di organisasikan.
Tim Proyek
Pengertian tim proyek adalah
semua personil yang tergabung dalam organisasi pengelola proyek. Ada personil
fungsional dari organisasi
induk, ada juga
personil yang menjadi
inti dari tim. Tim inti
hanya bertanggung jawab ke
manajer proyek, sedangkan personil fungsional melapor kepada kedua atasan , yakni
manajer fungsional dan manajer proyek . Tim inti
sering disebut juga
dengan project office.
Project office menunjukkan dua
pengertian: tempat fisik di mana
tim proyek berkumpul dan
seluruh staf pendukung
manajer proyek . Pekerjaan pendahuluan
proyek biasa dilakukan di
kantor pusat. Sedangkan
anggota tim yang
lain bertempat di
lokasi proyek dengan
dipimpin oleh seorang manajer
lapangan . Tugas utama tim
dalam kelompok ini adalah
melaksanakan pekerjaan konstruksi/pembangunan dan pekerjaan-pekerjaan lain
yang berhubungan dengan pekerjaan
konstruksi ini.
Peran
Manajer Proyek
Dalam proyek
peran Manajer Proyek
sangat penting dan
menjadi sentral, di mana tanpa
adanya MP maka tidak
akan ada mana jemen proyek . Peran
yang dimiliki seorang
MP adalah sebagai
integrator, komunikator,
pembuat keputusan, motivator,
enterpreneur dan agen perubah.
Manajer proyek
berperan untuk mengintegrasikan beberapa kegiatan yang
berbeda untuk mencapai
tujuan tertentu . Sebagai orang utama dalam
manajemen proyek, ia mengintegrasikan apa
saja dan siapa saja
untuk mencapai performansi
yang ditargetkan . Manajer proyek juga
seorang komunikator. Dengan
ini berarti ia menjadi tempat terakhir menujunya
laporan-laporan, memo, permintaan
dan keluhan . la mengambil input dari banyak sumber, mengolah dan menyampaikan informasi ke
beberapa pihak . la harus menyaring , mengolah meringkas dan menyampaikan informasi untuk
memastikan bahwa semua orang yang
punya peran dalam
proyek mengetahui informasi
mengenai kebijaksanaan, tujuan
anggaran, jadwal kebutuhan dan perubahan yang ada dalam proyek sesuai dengan
peran yang dipunyai.
·
Tanggung
jawab Manajer Proyek
Tanggung jawab utama
seorang MP adalah
menyerahkan hasil akhir proyek
dalam kriteria waktu, biaya dan performansi yang telah ditetapkan, termasuk
profit yang ditargetkan.
Tanggungjawab yang lain sangat
bergantung pada ukuran
proyek, kemampuan MP,
asal proyek, dan tugas-tugas
yang didelegasikan oleh
pihak manajemen yang diatasnya.
·
Secara
garis besar tanggungjawab manajer proyek adalah:
1. Merencanakan
kegiatan-kegiatan dalam proyek,
tugas-tugas dan hasil akhir,
termasuk pemecahan pekerjaan,
pen jadwalan dana penganggaran.
2. Mengorganisasikan, memilih dan menempatkan
orang-orang dalam tim proyek.
Mengorganisasikan dan mengalokasikan sumberdaya.
3. Memonitor status proyek.
4. Mengidentif ikasi masalah-masalah teknis.
5. Titik temu
dari para kunstituen:
subkontraktor, user, konsultan, top management.
6. Menyelesaikan konflik yang terjadi dalam proyek.
7. Merekomendasikan penghentian
proyek atu pengerahan
kembali sumber daya bila tu juan
tidak tercapai.
·
Memilih
Manajer Proyek
Setidaknya dapat
dikelompokkan menjadi empat
kategori kualifikasi yang harus
dipunyai untuk menjadi seorang Manajer
Proyek yang berhasil. Keempat kategori itu adalah:
1. Karakteristik Personal
2. Keterampilan Perilaku
3. Keterampilan Bisnis
4. Kemampuan teknis
