Manajemen Proyek Konsep Dan Implementasi

Siklus Hidup Proyek

Proyek,  seperti  halnya produk, akan  mengikuti tahap -tahap tertentu  dalam  perkembangannya.  Dalam  setiap tahap akan  ada  karekteristik tertentu dalam  hal  besarnya usaha(biaya  yang dikeluarkan),  tingkat ketidakpastian,  potensi konflik yang ada, potensi risiko yang ada, dan sebagainya.

Dalam hal perkembangan produk, hampir semua orang setuju akan tahap-tahap yang dilalui. Perkembangan produk biasanya diawali dengan riset dan pengembangan (R &D),  dilanjutkan dengan pembuatan desain, pengenalan ke pasar, pertumbuhan, matang, penurunan sampai produk tersebut mencapai tahap mati dan tidak diproduksi lagi.

Setiap proyek biasanya akan  melewati  tahap-tahap  yang mempunyai pola tertentu. Pola itu yang dinamakan  siklus hidup proyek. Tahap-tahap itu dianalogikan dengan apa yang terjadi dalam siklus perkembangan produk. Secara garis besar tahap-tahap proyek bisa dibagi menjadi:

1. Tahap Konsepsi

2. Tahap Perencanaan

3. Tahap Eksekusi

4. Tahap Operasi

Proposal  Proyek

Kontraktor perlu mengeluarkan sejumlah biaya dan waktu untuk menyiapkan proposal. Maka penyiapan proposal perlu ditangani oleh manajemen puncak. Pembuatan proposal adalah pekerjaan penting yang harus dilakukan sebelum suatu proyek didapatkan. Secara ringkas proposal proyek harus mengandung beberapa pokok isi sebagai berikut:

1. Surat pengantar

2. Ringkasan Eksekutif (Executive  Summary)

3.  Bagian Teknis

4. Manfaat/Keuntungan yang Akan Diperoleh

5. Jadwal

6. Bagian Keuangan

7. Bagian Legal

8. Kualifikasi Manajemen

  

Organisasi Proyek

Selama  struktur  organisasi  yang  ada  mampu  menangani pekerjaan-pekerjaan yang ada maka struktur lama tidak  perlu berubah. Jika  tugas  mulai  berkembang,  kondisi  lingkungan berubah,  teknologi berubah,  tingkat kompetisi  berubah  dan  struktur  yang  ada mulai kewalahan menghadapinya, maka perlu dilakukan perubahan struktur organisasi. Secara umum terdapat  beberapa dasar penyusunan struktur organisasi, yakni:

Berdasarkan produk

Berdasarkan lokasi

Berdasarkan proses

Berdasarkan pelanggan, dan Berdasarkan Fungsi

Beberapa  perusahaan  besar  memakai  metode  campuran  untuk berbagai  tingkatan  organisasi  yang  berbeda.  Pada  tingkat  puncak didasarkan  pada  lokasi,  kemudian  di  tiap  cabang  didasarkan  pada produk  dan  seterusnya. Ketika  suatu  proyek  dimulai, ada  dua  persoalan muncul.  Yang  pertama,  keputusan  harus  dibuat  tentang  bagaimana organisasi proyek melekat pada  organisasi induk.  Kedua, berhubungan dengan bagaimana proyek harus di organisasikan.

Tim Proyek

Pengertian  tim  proyek  adalah  semua  personil  yang tergabung  dalam organisasi  pengelola proyek.  Ada personil  fungsional dari  organisasi induk,  ada  juga  personil  yang  menjadi  inti  dari tim.  Tim inti  hanya  bertanggung jawab  ke  manajer  proyek,  sedangkan  personil fungsional  melapor kepada kedua atasan ,  yakni  manajer  fungsional  dan manajer proyek . Tim  inti  sering  disebut  juga  dengan  project  office.  Project office  menunjukkan  dua  pengertian:  tempat  fisik di mana  tim  proyek berkumpul  dan  seluruh  staf  pendukung  manajer  proyek . Pekerjaan  pendahuluan  proyek  biasa  dilakukan di  kantor  pusat.  Sedangkan  anggota  tim  yang  lain  bertempat  di  lokasi proyek dengan  dipimpin  oleh seorang  manajer  lapangan .  Tugas  utama tim  dalam  kelompok ini  adalah  melaksanakan  pekerjaan  konstruksi/pembangunan dan  pekerjaan-pekerjaan  lain  yang  berhubungan dengan pekerjaan konstruksi ini.

Peran Manajer Proyek

Dalam  proyek  peran  Manajer  Proyek  sangat  penting  dan  menjadi sentral,  di  mana tanpa  adanya  MP  maka tidak  akan  ada  mana jemen proyek .  Peran  yang  dimiliki  seorang  MP  adalah  sebagai  integrator, komunikator,  pembuat  keputusan,  motivator,  enterpreneur  dan  agen perubah.

Manajer  proyek  berperan  untuk  mengintegrasikan  beberapa kegiatan  yang  berbeda  untuk  mencapai  tujuan  tertentu .  Sebagai orang utama  dalam  manajemen  proyek,  ia  mengintegrasikan  apa  saja  dan siapa  saja  untuk  mencapai  performansi  yang  ditargetkan .  Manajer proyek  juga  seorang  komunikator.  Dengan  ini  berarti ia menjadi  tempat terakhir  menujunya  laporan-laporan,  memo,  permintaan  dan  keluhan . la  mengambil input  dari banyak sumber,  mengolah dan menyampaikan informasi ke beberapa pihak .  la  harus menyaring ,  mengolah meringkas dan  menyampaikan informasi  untuk  memastikan  bahwa semua  orang yang  punya  peran  dalam  proyek  mengetahui  informasi  mengenai kebijaksanaan,  tujuan anggaran, jadwal kebutuhan dan perubahan yang ada dalam proyek sesuai dengan peran yang  dipunyai.

·        Tanggung jawab Manajer Proyek

Tanggung jawab  utama  seorang  MP  adalah  menyerahkan  hasil akhir  proyek  dalam kriteria waktu,  biaya  dan performansi yang  telah ditetapkan,  termasuk  profit  yang  ditargetkan.  Tanggungjawab  yang lain  sangat  bergantung  pada  ukuran  proyek,  kemampuan  MP,  asal proyek,  dan  tugas-tugas  yang  didelegasikan  oleh  pihak  manajemen yang diatasnya.

·        Secara garis besar tanggungjawab manajer proyek adalah:

1.  Merencanakan  kegiatan-kegiatan  dalam  proyek,  tugas-tugas  dan hasil  akhir,  termasuk  pemecahan  pekerjaan,  pen jadwalan  dana penganggaran.

2.  Mengorganisasikan, memilih dan  menempatkan  orang-orang  dalam tim proyek. Mengorganisasikan dan mengalokasikan sumberdaya.

3.  Memonitor status proyek.

4.  Mengidentif ikasi masalah-masalah teknis.

5.  Titik temu  dari para kunstituen:  subkontraktor, user, konsultan, top management.

6.  Menyelesaikan konflik yang terjadi dalam  proyek.

7.  Merekomendasikan  penghentian  proyek  atu  pengerahan  kembali sumber daya  bila tu juan tidak tercapai.

·        Memilih Manajer Proyek

Setidaknya  dapat  dikelompokkan  menjadi  empat  kategori kualifikasi  yang harus dipunyai untuk  menjadi seorang  Manajer  Proyek yang berhasil. Keempat kategori itu adalah:

1.  Karakteristik Personal

2.  Keterampilan Perilaku

3.  Keterampilan Bisnis

4.  Kemampuan teknis

PERENCANAAN MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI ONLINE BISNIS

1.     Pendahuluan

Pada zaman perkembangan teknologi yang sangat pesat ini, informasi sangat amat dibutuhkan oleh banyaknya perusahaan dalam mendukung peningkatan kinerja. Perusahaan sering membuat suatu proyek untuk mengembangkan usaha sehingga membutuhkan sistem informasi dalam mencapi tujuan dan sasaran. Informasi dapat disediakan melalui komputer dengan bantuan perangkat lunak.

Perangkat lunak digunakan untuk memudahkan pelanggan dalam melakukan transaksi ke perusahaan. Dengan demikian perusahaan harus melakukan perkembangan dan membuat perangkat lunak yang dapat mendukung kegiatan operasional agar kegiatan dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efisien. Salah satu cara agar perkembangan perangkat lunak dapat berjalan dengan baik dan lancar, yaitu menggunakan teknik manajemen proyek sistem informasi.

Dalam membuat suatu proyek sistem informasi, peneliti menganggap bahwa awal keberhasilan suatu proyek haru dimulai dengan perencanaan dan penyusunan tahap yang benar serta tahap yang sistematis. Proyek merupakan suatu aktivitas yang baru sehingga tingkat ketidakpastian dan risikonya juga sangat tinggi. Karena tingginya ketidakpastian tersebut, akan lebih sulit untuk memperkirakan tingkat sumber tenaga dan mempersulit perkiraan waktu yang dikehendaki untuk menyelesaikan suatu proyek.

Pelaksanaan proyek diharapkan dapat dilakukan dengan baik dan terarah maka selama masa pengembangan perlu dilakukan monitoring dan pengendalian untuk mengetahui apakah proyek tersebut sudah berjalan dengan lancar dan sesuai dengan sasaran dan tujuan yang diinginkan. Jika terdapat penyimpangan diharapkan segera dideteksi dan dapat segera diambil langkah perbaikan  (antisipasi). Hal itu karena jika ridak maka akan mengahambat pelaksanaan proyek dan menyebabkan waktu dan biaya yang tidak sesuai dengan estimasi yang diharapkan. Dengan pengawasan yang baik, dapat dilakukan tindakan pencegahan (preventive) terhadap kecenderungan penyimpangan yang mungkin dapat dan akan terjadi. Pelaksanaan proyek juga harus terukur dengan baik berdasarkan waktu tempuh pelaksanaan tugas, realisasi anggaran dan pencapaian sasaran tugas. Hal itulah yang menentukan pencapaian sasaran proyek secara keseluruhan.

Manajemen proyek yang baik turut menentukan keberhasilan perusahaan dalam merencanakan, melaksanakan dan mengakhiri proyek. Manajemen proyek yang baik juga harus dapat mengenal apakah suatu proyek dapat memberikan keuntungan atau tidak. Keuntungan tidak hanya diukur dari jumlah uang yang diterima melainkan tingkat kepuasan pelanggan dalam menggunakan sistem tersebut.

2.     Metode Penelitian

Untuk mencapai tujuan yang diinginkan, peneliti akan menggunakan beberapa metode yang lebih terarah dan mendukun serta dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Metode tersebut meliputi metode pengumpulan data metode analisis data.

Ada beberapa cara yang digunakan pada metode pengumpulan, yaitu studi kepustakaan dan studi lapangan. Studi kepustakaan merupakan suatu penelitian dengan cara mempelajari buku sebagai pedoman dalam perancangan, literatur yang berhubungan dengan sistem monitoring rencana kerja dan anggaran, serta catatan yang diperoleh selama perancangan sistem.

Studi lapangan yaitu suatu penelitian yang dilakukan untuk memperoleh informasi di luar studi kepustakaan, antara lain observasi langsung adalah suatu kegiatan yang dilakukan dengan cara mengamati secara langsung objek yang sedang diteliti, dalam hal ini dilakukan pengamatan langsung terhadap kegiatan operasional perusahaan; Wawancara adalah suatu cara pengumpulan data dengan cara tanya-jawab secara langsung dengan objek yang akan diteliti.

Dalam metode analisa data dapat dilakukan dengan mengolah data yang ada dengan cara sebagai berikut: Membuat Work Breakdown Stucture (WBS) sebagai langkah yang akan dilaksanakan dalam proyek Online Bisnis; Menggunakan diagram jarinan kerja dalam bentuk CPM untuk mengestimasi waktu yang digunakan dalam proyek; Menggunakan Microsoft Project untuk merancang penjadwalan proyek mengenai waktu, tahapan kegiatan dan predecessors.

3.     Pembahasan

Tujuan bisnis pembuatan proyek Online Bisnis adalah menyediakan suatu fasilitas bagi pengguna untuk melakukan transaksi bisnis, seperti transaksi jual, transaksi beli, pembatalan, monitoring status order jual beli secara realtime, pengecekan portofolio, menampilkan pengembangan history transaksi, dan monitoring transaksi secara  realtime. Dengan melakukan pengembangan pada sistem tersebut sangat diharapkan dapat menguranginya kesalahan yang akan terjadi pada saat pengguna melakukan transaksi.

Dalam pengembangan proyek Online Bisnis yang akan dilaksanakan, perusahaan harus menentukan posisi Project Leader yang umumnya ditempati oleh manajer departemen IT perusahaan. Pra-perencanaan dan pengumpulan data proyek yang diperlukan, dilakukan mulai dari perusahaan beralih kepemimpinan. Setelah pra-perencanaan dan pengumpulan data proyek telah selesai, dilakukan perencanaan oleh Project Leader kemudian langsung membentuk tim proyek yang dibagi menjadi empat bagian, yaitu bagian server side, client side, database/network dan analysis/design. Setelah pembagian tim proyek, Project Leader langsung melakukan pembagian tugas kepada masing-masing bagian dalam tim proyek.

Kebutuhan layanan yang dibutuhkan dalam Online Bisnis adalah sebagai berikut: dapat mempermudah dalam memantau atau memonitor transaksi secara realtime; Dapat mempermudah dalam melakukan eksekusi jual maupun beli, perubahan, pembatalan, dan pemantauan status order jual beli secara realtime.

Ada beberapa faktor kunci kesuksesan dalam pengembangan proyek Online Bisnis terdiri dari, Pertama, Misi Proyek. Tujuan bisnis pembuatan proyek Online Bisnis adalah menyediakan suatu fasilitas bagi nasabah untuk eksekusi jual, eksekusi beli, perubahan transaksi, pembatalan dan monitoring status order jual beli secara realtime, pengecekan portofolio, menampilkan history transaksi, dan monitoring transaksi secara realtime. Kedua, Dukungan dari Manajemen Atas. Pelaksanaan pada proyek Online Bisnis terdapat dukungan dari Manajemen Atas berupa penyediaan sumber daya yang diperlukan.

Ketiga, Perencanaan dan Penjadwalan. Proyek Online Bisnis  memiliki perencanaan dan jadwal secara keseluruhan, jadwal pengerjaan proyek yang dibuat menggunakan Gannt Chart, WBS (Work Breakdown Stucture) dan CPM(Critical Path Method). Keempat, Personel dan Kemampuan Teknis. Pada pelaksanaan proyek dilakukan pemilihan personel, negosiasi, merekrut, serta pembinaan tim kerja yang efektif yang memilik kemampuan teknis dan menguasai teknologi yg dikerjakan. Kelima, Pemantauan, Pengendalian dan Feedback. Pada proses ini dilakukan pemantauan, pengendalian dan feedback guna mengetahui sejauh mana hasil pelaksanaan dibandingkan dengan perencanaan, terutama anggaran. Dengan demikian, dapat diadakan koreksi sesuai keperluan.

Dalam Proyek Online, aktivitas dibagi menjadi beberapa kegiatan utama dan sebagian kegiatan utama tersebut memiliki kegiatan pendukung. Pertama, Planning. Pada tahap ini perusahaan melakukan perencanaan dan pengumpulan data yang diperlukan untuk proyek. Kedua, Initiation. Pada tahap ini perusahaan menyediakan dan menyaiapkan seluruh hardware untuk mendukung pembuatan proyek Online. Ketiga, Desain. Pada tahap ini dilakukan perancangan dan desain terhadap fitur yang diinginkan oleh perusahaan.

Keempat, Coding. Pada tahap ini dilakukan pembuatan coding pada desain yang sudah ada. Kelima, Testing. Pada tahap ini dilakukan pengujian terhadap fitur yang telah dibuat, apakah telah berjalan sebagaimana mestinya dan sesuai dengan yang direncanakan. Selain itu, dilakukan pelatihan kepada bagian Client dan bagian Server. Dari pembahasan tersebut, dapat diperkirakan beberapa risiko yang mungkin terjadi dalam pembuatan dan pelaksanaan proyek, diantaranya sebagai berikut. Pertama, mundurnya waktu pengerjaan proyek. Proyek dapat semakin panjang pengerjaan nya apabila coding sering terjadi error.

Kedua, membengkaknya biaya proyek. Hal ini terjadi jika adanya anggota mengundurkan diri atau penambahan selama proyek sedang berlangsung. Ketiga, keterlambatan penerimaan hardware. Terjadi jika Supplier terlambat mengirimkan hardware atau hardware yang dipesan di semua supplier memilikinya. Keempat, terjadinya keterlambatan pemasangan communication line dari pihak vendor.

Dari identifikasi risiko yang telah diuraikan, solusi yang dapat disarankan adalah selalu melakukan pengetesan terhadap setiap modul coding yang telah diselesaikan; Project Leader memberikan pengarahan mengenai proses bisnis yang ada; Membuat perjanjian kontrak kerja dengan tim kerja proyek; Memaparkan semua kendala yang ada selama pengerjaan proyek dan mencari solusi bersama; Melakukan perjanjian dengan pihak supplier mengenai tanggal pengiriman hardware; Mencari alternatif dari supplier lain yang memiliki hardware yang diperlukan; Meminta konfirmasi kepada vendor mengenai jadwal pemanasan communication line.

4.      Penutup

Berdasarkan pengerjaan proyek sistem informasi Online Bisnis yang telah dilakukan, dapat disimpulkan beberapa hal, antara lain dalam pelaksanaan proyek Online Bisnis terdapat enam tahapan yang terdiri dari Planning, Initiation, Design, Coding, Testing, Implementation; Komposisi dari tim proyek Online Bisnis terdiri dari Project Leader, Server Side, Client Side, Database/Network, Analysis/Design; Pengendalian terhadap proyek Online Bisnis harus dilakukan secara berkesinambungan untuk menjaga keberhasilan berkembangnya proyek.

5.     Daftar Pustaka

Anthony, Robert N. And Vijay Govindarajan. 2007. Management Control System. International Edition, Edisi-12. New York: McGraw – Hill.

Nicholas, John. M. 2001. Project Management for Business and Technology. New Jersey: Prentice Hall.

Pressman, Roger S. 2003. Software Engineering: A Practitioners Approach. New York: McGraw – Hill.

Santoso, Budo. 2003. Manajemen Proyek. Jakarta: Guna Widya.

Soeharto, Iman. 2001. Manajemen Proyek dari Konseptual Sampai Operasional. Jilid 2. Edisi ke-2. Jakarta: Erlangga.